Intellegus bezoekt Newsroom (BNR): de resultaten

Afgelopen maandag stond de uitzending van Newsroom op BNR in het teken van het falen van ICT-projecten bij de overheid. De centrale vraag hierbij: hoe komt dit nu en wat kunnen we eraan doen?

Te gast in de uitzending waren o.a. Paul Ulenbelt, vice-voorzitter van de commissie Elias, Leo Smits, algemeen directeur van de stichting PBLQ, Teun Hardjono, Hoogleraar aan de Erasmus Universiteit en Niels Groen, consultant en promoverend op onderzoek naar het falen van ICT-projecten bij de overheid.

Problemen in huidige systeem van aanbestedingen

In het gesprek tussen het publiek en de gasten werd uiteraard gesproken over het nut wat een Bureau ICT-newsroomToetsing (BIT) al dan niet zou kunnen hebben om falen van ICT projecten tegen te gaan. Maar er werd ook gesproken over de problemen die er zijn in het huidige systeem. Wat vooral aandacht krijgt, is het systeem van aanbesteden. De huidige regels die gelden, zorgen voor veel papierwerk. De procedure die overheden moeten volgen en de wijze waarop leveranciers hier op moeten reageren, zorgt ervoor dat projecten niet terecht komen bij de partij die het project het best kan uitvoeren, maar bij de partij die het slimst weet om te gaan met de aanbestedingsprocedures. Veelal zijn dan dezelfde grotere partijen – die niet altijd een schoon track-record hebben voor wat betreft het succesvol hebben voltooid van eerdere projecten. Er is te weinig ruimte om door te vragen over hoe partijen denken het resultaat te gaan halen, waardoor de echt belangrijke zaken onbelicht blijven.

Samenwerking mogelijke sleutel tot succes

Een mogelijke oplossing voor het falen wordt door het publiek en een deel van de gasten ook gezocht bij een grotere samenwerking tussen partijen: zowel aan de vraagkant (de overheid) als aan de aanbiederskant. Op deze manier kunnen opdrachtgevers hun probleem voorleggen aan alle potentiële aanbieders, die dan samen tot een oplossing kunnen komen, wat vervolgens door deze aanbieders onder elkaar kan worden verdeeld. Ulenbelt stelt dat samenwerking natuurlijk goed is, maar stelt dat de reden niet de grootte van het project mag zijn: de commissie Elias adviseert juist dat het beter is zaken “op te knippen” in hapklare brokken.

Cultuur problemen en politiek

Een constatering die uit de gesprekken wel getrokken kan worden, is dat er qua cultuur nog flink wat te winnen is. Het is bijvoorbeeld nog “not done” om een project te stoppen: dit wordt gezien als “falen” van de opdrachtgever of projectmanager en is koren op de molen van de oppositie van dat project, die er helaas altijd zal zijn. Zolang het in de politiek zal blijven gaan om deze onderlinge verhoudingen en niet om het algemeen belang, blijft dit een heikel punt.
Ook zal het feit dat er sprake is van een democratisch proces altijd tot falen kunnen leiden, omdat adviezen (van bijv. een BIT) niet hoeven te worden opgevolgd. Als er een democratische meerderheid is om een project door te zetten (waarbij de kennis van politici van ICT natuurlijk een belangrijke factor is), zal een adviesorgaan hier niets aan kunnen veranderen – maar dan kan achteraf natuurlijk niet worden gesteld dat men dit niet zag aankomen.

Kennisgebrek bij politici en besluitvormers genadeklap projectsucces

Tenslotte kwam het onderwerp kennisniveau van opdrachtgevers, politici en andere besluitvormers bij de overheid aan de orde. De commissie Elias maakte al korte metten met de competenties op IT gebied van politici in algemeenheid en ook tijdens het debat werd dit nog eens duidelijk herhaald. Leo Smits bleef herhalen dat er wel degelijk succesvolle IT-projecten zijn afgerond, maar kreeg niet veel bijval. Het nog aan te stellen BIT krijgt 5 tot 7 jaar de tijd om te bewijzen dat dit orgaan werkt, waarbij in een negatief scenario 1-5 miljard per jaar aan mislukte projecten besteed zal blijven worden. De politieke, zakelijke en soms zelfs persoonlijke belangen zijn groter gebleken dan de ‘sense of urgency’ om het roer echt om te gooien.