Een van de speerpunten van plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken is dat files vermijdbaar zijn. Dat dit geld bespaart (inmiddels al weer zo’n 800 miljoen) is geen verrassing, maar er zijn meer redenen om files vooral links te laten liggen. Zo kost het in de file staan kostbare productiviteit (want je bent alles behalve topfit na een aantal uur file) en tijd die besteed had kunnen worden aan leukere of nuttigere zaken. Tenslotte zorgen files er voor dat de mensen die echt gebonden zijn aan een fysieke locatie belemmerd worden door mensen die wel in de file staan, maar ook prima elders hadden kunnen starten.
Al enige jaren stappen organisaties over op wat begon als ‘Het Nieuwe Werken’. Nu is dit concept op zichzelf niet nieuw meer, maar blijft de transitie van de klassieke vaste werkplek met vaste werktijden naar eentje die aansluit bij het werk wat je doet voor veel bedrijven wel nieuw.
De drie peilers in het kort
Fysiek pijler: Plaats- en tijdonafhankelijk werken vergt een andere werkplek inrichting. Gericht op hoe we ons werk elke dag doen, denk aan (informele) overleggen, plekken om te concentreren, plekken om te bellen of plekken om met een aantal collega’s samen te werken aan een opdracht.
Mentale pijler: De relatie tussen leidinggevende en medewerker verandert als je elkaar niet per se dagelijks de hele dag ziet. Waar traditioneel werd gestuurd op aanwezigheid is het nu tijd om echt afspraken te maken over op te leveren werk (output-sturing). Waar of wanneer dit werk dan wordt gedaan is niet langer relevant, als het maar op tijd klaar is! Het maken van werkafspraken over beschikbaarheid, vindbaarheid en contactmomenten is ook een belangrijk moment in de overgang naar een duurzamere werkomgeving.
Virtuele pijler: ‘Last but not least’ is de keerzijde van op andere plekken kunnen werken dan je oude vertrouwde werkplek dat medewerkers elkaar minder vaak treffen. Onder de peiler virtueel valt dan ook de verzameling van IT-middelen die ter beschikking worden gesteld aan medewerkers om elkaar ten alle tijden te kunnen vinden. Via chat & aanwezigheid applicaties (zoals Microsoft Lync), videoconferentie software en het inrichten van een werkplek die overal bruikbaar en benaderbaar is zijn voorbeelden van de praktische invulling van de ‘virtuele zuil’. Verder kan nagedacht worden over het papierloze kantoor – een digitale werkomgeving om informatie en documenten te kunnen delen is hierbij onontbeerlijk.
