De toekomst van de werkplek dichterbij dan ooit – deel 2

Vorige week ging deel 1 van ‘De toekomst van de werkplek dichterbij dan ooit’ over locatie- en device onafhankelijk werken. Het maakte op LinkedIn een kleine discussie los: is een toekomst waarin we zelf kiezen waar en wanneer we werken dan wel zo nieuw of kan dat allang? Hoewel de techniek er uiteraard al een tijd is en steeds beter aan gaat sluiten bij de moderne HNW’er, betekent het niet dat organisaties er al massaal klaar voor zijn.

In deel 2 ligt de focus op de informatie overload waar iedereen aan blootgesteld wordt. Niet alleen is de relatie met de smartphone tegenwoordig zeer innig te noemen voor de meeste (zakelijke) gebruikers, maar ook op de werkplek is de voortdurende stroom aan informatie meedogenloos. De juiste keuzes maken in welke informatie op welk moment relevant is, is een vrijwel onmogelijke taak – dat impliceert immers dat bekend is welke informatie er überhaupt is.

De informatie overload vraagt om een workflow gedreven IT omgeving

Tijdens splitsingen, integraties, consolidaties en andere verandertrajecten bij organisaties zien we het elke keer weer. Er zijn duizenden tot vele miljoenen bestanden, e-mails, documenten en andere informatiebronnen en niemand weet wat er precies mee moet gebeuren. Analyses van dit soort informatiebergen leveren over het algemeen een duidelijk beeld: een fractie is recent gewijzigd, een iets groter deel recent geraadpleegd en het merendeel is maanden tot jaren niet aangeraakt. Gebrek aan classificatie van informatie zorgt er voor dat ook niet duidelijk is welke informatie daadwerkelijk bewaard moet (of zelfs mag!) blijven en welke weg kan. Conclusie is vaak dat vrijwel alles mee gaat en bewaard blijft. Het is als de verhuizing waarbij de gesloten dozen van de vorige verhuizing weer mee verhuizen omdat het er simpelweg te veel zijn om uit te zoeken.

Een workflow gedreven IT inrichting zorgt er voor dat medewerkers en gebruikers van deze IT systemen alleen informatie voorgeschoteld krijgen die relevant is, door gebruik te maken van intelligente zoekfuncties en metadata (zoals Microsoft Delve (codenaam Oslo)). Dit gaat dus verder dan de traditionele document management systemen, waarbij metadata voornamelijk wordt gebruikt om informatie te categoriseren en toe te wijzen aan de juiste personen of groepen. In de traditionele systemen is het nog steeds de gebruiker die zijn/haar informatie zelf moet “vinden”.
Informatie gaat dus de gebruiker vinden in plaats van dat de gebruiker door de bergen informatie heen moet om te vinden wat nodig is. Tegelijkertijd zorgt een workflow gedreven omgeving er voor dat informatie volgens een vast stramien gevonden, gewijzigd en opgeslagen wordt zodat classificatie ook echt zinvol is en er nog steeds een berg informatie zal zijn maar wel eentje waar grip op te houden is.

Microsoft ‘Delved’ de informatie voor je

Zoals gezegd is een van de ontwikkelingen bij bijvoorbeeld Microsoft de integratie van alles wat je aan informatie oplevert met je netwerk van collega’s om je heen. Delve is bijvoorbeeld in staat om te weten dat je elke dinsdag een rapport van een collega opent en zal je vanzelf gaan informeren wanneer deze informatie beschikbaar is. De informatie hoef je niet meer te zoeken, maar komt naar je toe. Ook kan het op basis van informatie over de collega’s met wie je e-mailt of Lynct, wat je geliked hebt, aan hebt bijgedragen of anderzijds contact hebt (gehad) een inschatting maken welke nieuwe informatie relevant voor je is.

In deel drie van de serie ‘De toekomst van de werkplek is dichterbij dan ooit’ werpen we een blik op de nabije toekomst van Cloud-diensten in een wereld vol legacy, toezichthouders, wetgeving en soms een stukje koudwatervrees.