In 1996 kwam Franklin Raines, destijds verantwoordelijk voor onder andere het IT-budget van de Amerikaanse overheid, met een memo waarin hij acht voorwaarden uiteen zette waaraan IT-investeringen moesten voldoen. Deze voorwaarden groeide uit tot de ‘Raines rules’ en zijn momenteel weer actueel in de discussie rondom IT projecten bij de Nederlandse overheid. Het door de Commissie Elias voorgestelde Bureau ICT Toetsing (BIT) zou dan ook gestoeld zijn op deze acht regels, op advies van commissielid Chris Verhoef.
Raines rules onderdeel van de Projects: Done! methode
De acht regels zijn voor Intellegus een logisch onderdeel van de Projects: Done! methode en ze komen dan ook terug in zowel de analyse als de interpretatie van projectresultaten en eventuele aanbevelingen om projecten een grotere succeskans te geven – of in het ergste geval, te staken.
De regels vinden hun fundament in IT budgetten voor de federale overheid van de Verenigde Staten. Dat maakt ze niet minder relevant voor zowel publieke als private organisaties in andere landen. De acht regels luiden als volgt:
- Projecten dienen de missie van de organisatie waar het project wordt uitgevoerd direct te ondersteunen.
- Vergewis je ervan dat er geen andere partij is die een beter alternatief kan bieden; vind het wiel dus niet opnieuw uit.
- Werkprocessen moeten zo eenvoudig mogelijk ingericht worden, gericht op effectiviteit van het proces, met focus op gebruik van het best beschikbare in de (commerciële) markt.
- De investering in het project moet aantoonbaar meer opleveren dan een alternatieve besteding van dit geld aan andere zaken. Speciale aandacht dient gegeven te worden aan een juiste risico-afweging en leveren van hogere klanttevredenheid, grotere flexibiliteit en beperkt risico op uitloop van de planning en overschrijding van budget.
- Gekozen oplossingen moeten passen in de bestaande infrastructuur en in op de toekomst gerichte blauwdrukken. Complexiteit is sinds het opstellen van de regels in 1996 uiteraard een groeiende uitdaging geworden die meegenomen zal moeten worden.
- Beperk technische risico’s door geen of alleen geïsoleerde maatwerkoplossingen te kiezen, alleen volledig getest pilots, simulaties en prototypes te gebruiken en een continue betrokkenheid van de feitelijke gebruikers van het systeem.
- Lever het project en het eindresultaat in zo klein mogelijke delen/fases op en zorg dat elk deel een meerwaarde heeft. Oftewel; elk op te leveren onderdeel dient een eigen onderdeel van de hoofddoelstelling op te lossen.
- Kies een aankoop c.q. inkoop strategie die risico’s laat balanceren tussen opdrachtgever en -nemer, gebruik concurrentie zo effectief mogelijk, koppel betalingen aan deelopleveringen en zet maximaal in op commercieel verkrijgbare technologie.
IT projecten bij de Amerikaanse overheid toch ook regelmatig onsuccesvol
Toch heeft ook deze set van regels een keerzijde. Hoewel de Raines Rules een heldere leidraad biedt betekent het niet dat de IT projecten bij Amerikaanse overheden louter succesvol zijn. Het neerleggen van een leidraad levert nog geen raamwerk om rationeel projecten te kunnen vergelijken – de voornaamste reden dat Intellegus geïnvesteerd heeft in de realisatie van de Projects! Done methodiek.
Deze methode biedt organisaties de mogelijkheid (IT-)projecten wél te toetsen op criteria zoals de Raines Rules – maar ook met elementen uit andere methoden zoals IPMA, Prince2, PMW, COBIT en CMMI, aangevuld met praktijkervaring en gezond verstand. Raines rules zijn daarmee dus geen wondermiddel voor het succesvol maken van IT projecten, al zijn de regels op zich zinvol en zou elk project hieraan moeten voldoen.
